Site yönetimi, sitenin sadece aylık gider tablosunu tutan bir hizmet değil; kat maliklerinin ortak yaşam kalitesini, mülk değerini ve hukuki pozisyonunu doğrudan belirleyen bir işlev. Yanlış firma seçimi; aidat tahsilat oranının düşmesi, bakım gecikmeleri, hukuki ihlaller ve en kötüsü kat maliklerinin birbirine güvenini kaybetmesi gibi sonuçlar doğurabilir. Aşağıdaki 7 kriter, kat malikleri kurulu olarak seçim yapmadan önce her adayı aynı ölçekle değerlendirmenizi sağlar.
1. Yazılı sözleşme ve net hizmet kapsamı
Sözlü anlaşma bir başlangıç noktası olabilir ama iş sözleşmeye dökülmeden başlamamalıdır. Sözleşme; hizmet kapsamı (hangi işler dahil, hangileri ek fatura), yıllık ücret veya ay başı bedel, SLA (müdahale süreleri), fesih koşulları, KVKK sorumlulukları ve uyuşmazlık çözüm mercii gibi kalemleri açıkça içermelidir.
2. Şeffaflık ve aylık raporlama disiplini
İyi bir site yönetimi, kat maliklerine her ay en geç 10'u itibarıyla tek bir belge üzerinden şu bilgileri sunar: dönem gelirleri, gider kalemleri (fatura görsellleriyle), borçlu daire listesi, bakiye durumu, bir sonraki ay planı. Bu rapor e-posta / WhatsApp grubu / web portalı gibi birden fazla kanaldan erişilebilir olmalı.
- Banka ekstresi paylaşımı her ayın raporu ile birlikte yapılmalı.
- Kasa defteri dijital olarak tutulmalı ve istenildiğinde anında paylaşılabilmeli.
- Gider kalemleri fatura asıllarıyla eşleşmeli, yuvarlak veya "muhtelif" kalemlerden kaçınılmalı.
3. Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) ve KVKK uyumu
Profesyonel yönetici; 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, 6698 sayılı KVKK, İş Kanunu (çalıştırılan personel için) ve gerektiğinde 5188 sayılı Özel Güvenlik Kanunu çerçevesinde sitenin tüm işlemlerini yürütmelidir. KMK 35. madde yöneticinin görevlerini, 36. madde ise sorumluluklarını netleştirir. Sözleşme yapmadan önce, firmanın bu maddelere nasıl uyum sağladığını yazılı olarak açıklamasını isteyin.
4. Mesleki sorumluluk sigortası ve yasal yetki belgeleri
Yönetim sürecinde oluşabilecek zararlar için firmanın mesleki sorumluluk sigortası olması en büyük sigortanızdır. Ayrıca firmanın vergi levhası, ticaret sicil kaydı, temsile yetkili kişi imza sirküleri hazır bulunmalıdır. Tek kişilik bir "yönetici" modeli yerine kurumsal yapıdaki firmaları tercih edin — devamlılık ve yedeklilik riski bu noktada düşer.
5. Dijital takip sistemi ve ödeme altyapısı
Defterin kağıt kalemle tutulduğu dönem bitti. Aidat ödeme linki, online borç sorgulama, dijital arıza kaydı (ticket), tüm raporların bulut depolanması gibi imkânlar artık temel gereksinim. Ayrıca IBAN değil, kat maliği adına açılan site ortak banka hesabı (genellikle site tüzel kişiliği adına) üzerinden tahsilat yapılmalıdır.
6. Referans kontrolü: sunumdan sahaya
Her firma kendi web sitesinde başarı hikâyeleri paylaşır. Siz firma değil, referans sitede yaşayan bir kat malikini arayın. Telefonda şu soruları sorun: Aidat tahsilat oranı nasıl? Geçen yıl kaç arıza yaşandı, kaç saatte müdahale edildi? Yönetici kişi değişirse hizmet kalitesi düşüyor mu? Mali raporlar düzenli mi?
7. Devir ve geçiş planı
Eski yönetimden yeni firmaya geçiş, sitede en fazla risk içeren süreçtir. İyi bir firma; devir tarihini netleştirir, kasa-defter-zarf-belge envanterini tutanakla alır, sözleşmeleri (temizlik, güvenlik, asansör, ilaçlama) gözden geçirir, KVKK envanterini günceller ve ilk 30 gün için haftalık raporlama yapar.
Sonuç
Doğru yönetim firması, sitenizin günlük görünmezlik hissidir: arıza çıktığında çoktan çözülmüş, aidat her ay hesapta, rapor her ay inbox'ta, hukuki işler her zaman güncel olur. Bu sessizliği inşa edecek firmayı 7 madde üzerinden eleyerek seçmek, ilk yıldan itibaren toplam sahip olma maliyetini düşürür ve mülk değerini korur.